¿Puc fer una còpia del DNI?
Guardar una còpia del DNI dels vostres clients sense base legal és una pràctica que incompleix el Reglament General de Protecció de Dades.
Amb l'objectiu d'estalviar temps en donar d'alta a nous clients, moltes empreses els sol·liciten una imatge per WhatsApp o email del seu DNI (o el fotocopien) i més tard extreuen les dades que necessiten i esborren l'arxiu. Però, encara que els clients facilitin la imatge de bon grau, aquesta s'elimini després i sembli que no hi ha risc perquè ningú més hi accedeix, fer una còpia del DNI sense una justificació legal clara suposa tractar més dades de les necessàries i una vulneració del principi de minimització que ha de regir a l'hora de demanar i tractar dades personals:
- Mínims. La normativa de protecció de dades obliga a tractar únicament aquelles dades que siguin “adequades, pertinents i limitades al que és necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades”. D'aquesta manera, si l'única cosa que es necessita és el nom i els cognoms i el número del document d'identitat, el sol·licitant no es pot quedar amb una còpia del DNI, perquè inclou altres dades (foto, signatura, adreça, data de naixement…) que no són necessàries.
- Consentiment. El fet de demanar el consentiment no eximeix a l'empresa de responsabilitat. Encara que es tracti d'un consentiment lliure, informat i específic, no es pot vulnerar el principi bàsic de minimització. És a dir, no es pot demanar “de més” i justificar-ho després amb un “el client m'ho va permetre”.
- Conseqüències. L'incompliment d'aquesta normativa pot derivar en sancions i en una pèrdua de confiança per part dels clients.
